Notes de frais Sage 100 : photo des tickets, indemnités kilométriques et validation sur mobile
Vos techniciens et commerciaux photographient la note de restaurant, le ticket de péage ou de carburant avec leur téléphone. Les managers valident, les RH n'ont plus rien à ressaisir, le comptable reçoit des écritures prêtes pour Sage 100. Fini les tickets perdus et la note papier de fin de mois.
- Sage Business Partner Platinum
- Partenaire Sage depuis 1996
- Organisme de formation Qualiopi
- Devis sous 24 heures
En bref : pour dématérialiser les notes de frais d'une entreprise équipée de Sage 100, Altaïs – Tout-pour-la-gestion conseille Sage Espace Employés Notes de frais : application mobile, photo des justificatifs avec lecture automatique, indemnités kilométriques, validation par workflow, écritures comptables générées pour Sage 100 et coffre-fort à valeur probante. Sage 100 Notes de frais, accessible par navigateur, reste une option pour une intégration directe en comptabilité et paie Sage 100. Une solution digitalisée facilite aussi le rapprochement avec les factures électroniques reçues via la plateforme agréée.
Pourquoi digitaliser vos notes de frais maintenant
Pour vos collaborateurs
Une photo du ticket au moment de la dépense, depuis le smartphone : plus de tickets à conserver ni de tableau Excel à remplir en fin de mois. Remboursement suivi en temps réel.
Pour les RH et les managers
Validation en quelques clics, plafonds par type de dépense, indemnités kilométriques gérées selon les barèmes paramétrés, remboursements repris en paie : moins de relances, moins d'erreurs.
Pour le comptable
Des dépenses déjà classées par nature et par taux de TVA, des écritures générées pour Sage 100 Comptabilité et des justificatifs numériques retrouvés en un clic.
Notes de frais et facture électronique : pourquoi tout digitaliser
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir leurs factures fournisseurs au format électronique via une plateforme agréée. Vos dépenses professionnelles arrivent donc par deux canaux :
Les tickets du quotidien
Restaurant, péage, carburant ou parking payés sur place : ils restent des justificatifs de notes de frais, pris en photo par le collaborateur.
Les factures au nom de l'entreprise
Hôtel, location de véhicule, carte carburant ou télépéage facturés à l'entreprise : ils arrivent en facture électronique via votre plateforme agréée.
Le rapprochement
Avec des notes de frais digitalisées, le comptable rapproche les deux flux, évite de rembourser ou de comptabiliser deux fois et sécurise la récupération de TVA.
Notre conseil Altaïs : Sage Espace Employés Notes de frais
Nous proposons Sage Espace Employés Notes de frais à nos clients Sage 100 : c'est la solution Sage avec application mobile et photo des tickets, fonctionnelle et régulièrement maintenue par Sage. Elle fait partie de Sage Espace Employés, le SIRH en ligne de Sage qui réunit aussi congés, absences et entretiens, et elle est proposée avec Sage 100 Paie & RH.
Application mobile
Application iOS et Android : saisie des dépenses et import des justificatifs directement depuis le téléphone, y compris en devises étrangères.
Photo et lecture automatique
Les justificatifs sont scannés, les informations extraites automatiquement (OCR) puis soumises à approbation.
Indemnités kilométriques
Trajets déclarés avec Google Maps ou par nombre de kilomètres, indemnités gérées selon les barèmes paramétrés.
Contrôle et validation
Règles de contrôle, circuits de validation et barèmes de remboursement paramétrables selon votre politique de dépenses.
Écritures comptables
Génération automatique des écritures, importées dans Sage 100 Comptabilité, et reprise des remboursements en paie.
Coffre-fort à valeur probante
Justificatifs archivés dans le coffre-fort Arkhineo, filiale du Groupe La Poste.
Sage 100 Notes de frais ou Sage Espace Employés Notes de frais : comparatif
| Critère | Sage Espace Employés Notes de frais | Sage 100 Notes de frais |
|---|---|---|
| Application mobile | ✅ iOS et Android | Accès par navigateur (PC, tablette) |
| Photo des tickets et OCR | ✅ Scan et extraction automatique | Pièces jointes (PDF, e-mails) |
| Indemnités kilométriques | ✅ Google Maps ou nombre de km | Saisie comme type de frais |
| Validation | Circuits et barèmes paramétrables | Jusqu'à 3 niveaux, 4 profils |
| Lien avec la comptabilité Sage 100 | Import des écritures générées | ✅ Intégration directe compta et paie |
| Archivage | ✅ Coffre-fort à valeur probante | Numérotation des notes et pièces jointes |
| Notre avis | Recommandé pour les équipes terrain | Pour un usage sédentaire sans mobile |
Cas concrets : qui gagne du temps ?
Le technicien
Il photographie le ticket de carburant et la note du déjeuner entre deux interventions, et déclare ses kilomètres depuis l'application.
La commerciale
Hôtel, péage, restaurant client : chaque dépense est saisie au fil de la tournée, la note est prête et validée sans attendre la fin du mois.
Le dirigeant et le comptable
Une vision claire des dépenses par collaborateur et par nature, des plafonds respectés et une clôture comptable plus rapide.
Notre méthode de mise en place
- AnalyseVos types de frais, plafonds, circuits de validation et indemnités kilométriques.
- ParamétrageNatures de dépenses, comptes et taux de TVA, utilisateurs, managers, barèmes.
- Liaison Sage 100Import des écritures dans Sage 100 Comptabilité, reprise des remboursements dans Sage 100 Paie & RH.
- FormationFormation notes de frais pour collaborateurs, managers et comptables, à distance ou sur site. Qualiopi, finançable OPCO.
- SupportCrédit d'heures valable 12 mois, décompté à la minute, avec formations courtes sur les nouveautés.
Tutoriel vidéo Sage 100 Notes de frais
Questions fréquentes sur les notes de frais Sage 100
Quel logiciel de notes de frais choisir avec Sage 100 ?
Nous conseillons Sage Espace Employés Notes de frais : application mobile iOS et Android, photo des tickets avec lecture automatique (OCR), indemnités kilométriques, validation par workflow, génération des écritures comptables et archivage dans un coffre-fort à valeur probante. Sage 100 Notes de frais reste adapté si vous privilégiez une intégration directe en comptabilité et paie Sage 100 sans application mobile.
Quelle différence entre Sage 100 Notes de frais et Sage Espace Employés Notes de frais ?
Sage 100 Notes de frais est accessible par navigateur, propose 4 profils, 3 niveaux de validation et une intégration directe dans la comptabilité et la paie Sage 100. Sage Espace Employés Notes de frais est une solution en ligne avec application mobile, scan des justificatifs, frais kilométriques et coffre-fort numérique ; les écritures sont transmises à Sage 100 Comptabilité par import.
Peut-on prendre en photo ses tickets avec son smartphone ?
Oui, avec Sage Espace Employés Notes de frais. Le collaborateur photographie sa note de restaurant, son ticket de péage ou de carburant dans l'application ; les informations utiles sont extraites automatiquement et la dépense part en validation. Plus besoin de conserver les tickets papier jusqu'à la fin du mois.
Comment sont gérées les indemnités kilométriques ?
Le collaborateur déclare ses trajets depuis l'application, avec Google Maps ou en saisissant le nombre de kilomètres. Les indemnités kilométriques sont gérées selon les barèmes paramétrés par l'entreprise, ce qui simplifie le travail des RH et sécurise le remboursement.
Les justificatifs papier doivent-ils être conservés ?
Une copie numérique fidèle a la même valeur légale que l'original. Avec Sage Espace Employés Notes de frais, les justificatifs sont archivés dans un coffre-fort à valeur probante (Arkhineo, filiale du Groupe La Poste).
Quel est le lien entre notes de frais et facture électronique ?
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques via une plateforme agréée. Les dépenses facturées au nom de l'entreprise (hôtel, location de véhicule, carte carburant ou télépéage facturés à l'entreprise) arrivent par cette plateforme, tandis que les tickets du quotidien restent des justificatifs de notes de frais. Une solution digitalisée permet de rapprocher les deux, d'éviter les doublons et de sécuriser la récupération de TVA.
Les notes de frais sont-elles transférées en comptabilité et en paie Sage 100 ?
Oui. Les notes validées génèrent les écritures comptables pour Sage 100 Comptabilité, et les remboursements peuvent être repris dans Sage 100 Paie & RH. Avec Sage 100 Notes de frais, l'intégration est directe ; avec Sage Espace Employés, elle se fait par import d'écritures, que nous paramétrons.
Pour quelle taille d'entreprise ?
Les deux solutions conviennent aux PME. Elles sont particulièrement utiles de 10 à 100 salariés, dès que des techniciens ou des commerciaux se déplacent régulièrement, mais elles s'adaptent aussi aux plus petites et plus grandes structures.
Combien de niveaux de validation ?
Les deux solutions permettent des circuits de validation paramétrables. Sage 100 Notes de frais propose jusqu'à trois niveaux de validation selon le profil, le service, le montant ou la nature de la dépense, avec plafonds et validation automatique des petites dépenses.
Comment démarrer avec Altaïs ?
Appelez le 01 73 02 46 41 ou demandez votre devis. Nous analysons vos types de frais et vos circuits de validation, paramétrons la solution et le transfert vers Sage 100, formons vos collaborateurs, managers et comptables, puis assurons le support en crédit d'heures.
J'ai besoin du support technique : comment faire ?
Contactez notre service client au 01 73 02 46 41 ou ouvrez un ticket sur help.altais.fr. Le support fonctionne en crédit d'heures valable 12 mois, décompté à la minute et mutualisable entre vos solutions Sage.
Formation et support Sage 100
Des formations certifiées Qualiopi sur vos données, et un support technique en crédit d'heures, par des experts Sage 100.
Passez aux notes de frais sur smartphone
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